El final de 2019 también fue el comienzo de algo catastrófico: la pandemia COVID-19. La pandemia mundial ha sido responsable de amenazar la economía y provocar debates sobre la segunda recesión del milenio, y para muchas organizaciones, también ha resultado en el cambio inmediato al trabajo remoto. Los equipos, los lugares de trabajo y las organizaciones enteras se han visto obligados a adoptar trabajos remotos para adherirse al distanciamiento social, lo que puso en marcha una conversación sobre los lugares de trabajo del futuro y el trabajo desde casa más allá de la crisis actual.
Naturalmente, los críticos han estado preocupados por el modelo de trabajo remoto. Es bastante común que los equipos altamente interdependientes e interfuncionales se muestren escépticos sobre el trabajo efectivo en un entorno tan desconectado. La razón es simple: conectar empleados, gerentes y partes interesadas a través de las geografías y cumplir con los requisitos siempre cambiantes puede ser un desafío, por decir al menos.
Si bien trabajar de forma remota es una cosa, administrar un equipo distribuido es un juego completamente diferente. Desde mantener las pestañas en las hojas de tareas hasta entregar proyectos a tiempo, los desafíos son muy pocos, pero las recompensas potenciales son excelentes.
Gestión de proyectos para equipos remotos.
En esencia, la gestión de proyectos ayuda a los equipos de proyectos y procesos a planificar, programar y ejecutar trabajos, lo que les permite cumplir sus objetivos y plazos.
Administrar un equipo virtual requiere que los gerentes dupliquen los fundamentos de una buena administración, que incluye, entre otros, establecer objetivos claros, organizar reuniones productivas, comunicarse con claridad y aprovechar las fortalezas individuales y colectivas de los miembros del equipo.
Aunque esto puede parecer desalentador para proyectos a gran escala, incluso cuando se gestiona a nivel local, los desafíos para administrar un proyecto son prácticamente los mismos para los equipos remotos que para los equipos en la oficina.
Como gerente de proyectos (o cualquier persona que esté involucrada con un equipo organizado, en realidad), aquí hay algunas cosas que puede tener en cuenta para asegurarse de que su estrategia de gestión de proyectos se desarrolle perfectamente:
- Etablecer horarios y plazos claros
- Rastrear el desempeño de los empleados en base a OKR e KPI
- Definir roles y tareas claros
- Documentar y compartir elementos de trabajo
- Facilitar una comunicación clara para reforzar la responsabilidad.
Esta lista puede parecer demasiado abierta para actuar, y aquí es exactamente donde una herramienta de gestión de proyectos «llave en mano» puede marcar una gran diferencia para los gerentes de proyecto.
La plataforma de gestión de proyectos basada en la nube de Zoho, Zoho Projects, ayuda a aliviar puntos débiles comunes y aumenta la productividad y la colaboración, especialmente al trabajar con equipos remotos.
Hemos preparado una guía compacta sobre cómo los gerentes de proyecto pueden aprovecharla para planificar, rastrear y colaborar de manera más efectiva en un entorno remoto.
# 1: planificación
Detrás de cada proyecto exitoso, hay un experto en ejecución responsable de guiar al equipo hacia la finalización. Este individuo está conectado tanto con las partes interesadas como con el personal subordinado, y pueden visualizar el panorama general al tiempo que comprenden la magnitud colectiva de las tareas individuales que brindarán los resultados deseados. Esta persona fundamental es el gerente del proyecto.
No hace falta decir que establecer un plan de abajo hacia arriba es la clave para que los trabajadores comprendan esas metas y objetivos, permitiéndoles comprometerse con los plazos y revelar las expectativas de antemano para lograr el éxito del proyecto.
Naturalmente, diseñar un horario sólido es el primer paso ideal. Los diagramas de Gantt son una excelente manera de crear esos cronogramas, para mapear las tareas, fases e interdependencias del proyecto en su equipo.
Este concepto de gráficos se ha incorporado a las plataformas de gestión de proyectos digitales, previsiblemente llamado software de gráficos Gantt. Esto no solo abre caminos a los equipos distribuidos para la planificación colaborativa de proyectos, sino también para desarrollar capacidades avanzadas como crear dependencias de tareas, identificar la ruta crítica y crear líneas de base que puedan ayudar a administrar esos equipos.
<< La captura de pantalla anterior es de la función de diagrama de Gantt incorporada de Zoho Projects que facilita la gestión de los horarios. >>
¿No está seguro de quién gestiona una tarea en particular? ¿Se pregunta cuándo un miembro del equipo en particular terminará su trabajo, para que pueda comenzar el suyo? ¿Alterando el horario actual debido a un cambio en los planes generales? Los diagramas de Gantt pueden ayudarlo a hacerlo todo y más.
La planificación no solo se limita a elaborar un cronograma y establecer plazos. También requiere un PM para comprender las capacidades de su equipo y repartir los recursos para asignar tareas adecuadas. La asignación y utilización de recursos son clave para evitar cuellos de botella, incluso desde la comodidad de sus hogares.
Si puede visualizar cómo se trazará todo el proyecto, puede construir todo el flujo de trabajo del proyecto utilizando un plan (Blueprint) para dar a su equipo un diagrama de flujo de los procesos generales y automatizar tareas tediosas o repetitivas para agilizar las revisiones y aprobaciones.
# 2: Seguimiento
Después de la definición y aprobación del plan viene la ejecución, posiblemente la etapa más importante de la previsión (Pipeline). En este punto, la monitorización, el seguimiento y la presentación de informes se convierten en las principales responsabilidades de un gerente de proyecto.
¿Por qué? Debido a que el seguimiento mantiene a los PM actualizados sobre el progreso real, que se puede comparar con el progreso esperado, ayudándoles a marcar desviaciones y corregir problemas rápidamente.
La verdad de la frase “puedes administrar algo solo cuando lo mides” comienza con los partes de horas (Timesheet). Especialmente cuando los equipos de su proyecto están dispersos y no en el sitio. Los gerentes de proyectos exitosos saben cuán avanzado están en su proyecto en un momento dado. Esta información les ayuda a establecer si están adelantados o por encima del presupuesto, y si es probable que cumplan con los próximos plazos.
Además de solo rastrear el tiempo, la función de partes de horas (Timesheets) de Zoho Projects permite a los gerentes de proyecto determinar las horas facturables y enviar facturas de clientes, compilar una base de datos histórica de cuánto tiempo suele llevar una tarea en particular y usarla como referencia para futuros proyectos. Lo más importante, Los partes de horas (Timesheets) ayuda a administrar la carga de trabajo individual en equipos.
Los informes son una de las formas más efectivas de resumir la salud de un proyecto. Puede usar los informes de tareas incorporados o bien integrarse con Zoho Analytics para obtener una vista más completa de las métricas clave del proyecto, lo que permite a los gerentes de proyecto y a las partes interesadas tomar decisiones informadas.
# 3: Colaborando
El término «colaboración» definitivamente ha evolucionado desde un punto en el que los procesos tradicionales de gestión de proyectos de arriba hacia abajo se interpusieron en la comunicación de equipo individual y multifuncional. Ahora, adoptar la colaboración es un enfoque que impulsa la innovación, permite a los equipos formular nuevas ideas y lograr resultados superiores.
La colaboración exitosa se basa en tres cosas: comunicación efectiva, procesos consistentes y las herramientas de colaboración de proyectos adecuadas. A medida que las empresas se globalizan cada vez más, operando con fuerzas de trabajo geográficamente dispersas y, a menudo, empleados remotos, comienzan a depender de estas herramientas para mantener fuertes canales de comunicación con sus compañeros.
Ahora, hay excelentes servicios ofrecidos por proveedores basados en la nube que proporcionan herramientas de colaboración como chat en vivo, conferencias web y uso compartido de documentos. Sin embargo, en su mayoría son sistemas independientes que requieren que uno cambie entre múltiples plataformas para ser realmente colaborativo. Este es un modelo ad hoc que será más difícil de escalar a medida que crezca el tamaño de un equipo y la duración de un proyecto.
Zoho Projects, por otro lado, tiene todas estas herramientas integradas, facilitando la gestión de proyectos sociales entre equipos. Estas son algunas de las características que pueden ayudar a los equipos distribuidos a este respecto:
Feeds permite a los PM mantener informados a sus equipos con actualizaciones de estado críticas, mientras administran notificaciones y actualizaciones de tareas diarias
Los Foros ayudan a iniciar anuncios en toda la organización y le permiten compartir información crítica, así como interactuar con sus compañeros a través de sesiones de preguntas y respuestas.
Documentos actúa como un repositorio central para el flujo de contratos, balances y presentaciones que genera un proyecto. Documentar archivos internos en línea sirve para crear un centro de conocimiento que permite contribuciones ininterrumpidas de los equipos, ya que les permite editar, revisar, cargar y catalogar archivos de proyectos.
Además de la función de chat incorporada, los proyectos de Zoho presentan integraciones nativas y de terceros con herramientas que quizás ya esté utilizando. Los equipos que trabajan en un entorno remoto pueden conectarse rápidamente con sus compañeros a través del chat o la llamada al integrarse con Zoho Cliq.
Las reuniones cara a cara son una necesidad, especialmente entre equipos dispersos, y eso está cubierto por nuestra integración nativa con Zoho Meeting, que permite a los equipos realizar videoconferencias, realizar presentaciones y grabar sesiones.
Las organizaciones equipadas con una política de trabajo remoto bien definida, una jerarquía de comunicación y las herramientas correspondientes pueden experimentar muy poco o ningún cambio en la productividad de los empleados durante los períodos en que los negocios deben realizarse fuera de la oficina. Este momento actual puede ser un precursor de los lugares de trabajo del futuro, y debemos asegurarnos de estar preparados para ello.
La pregunta del millón es: ¿pueden los equipos que trabajan de forma remota ser productivos y eficientes, al mismo tiempo que colaboran sin problemas con sus pares?
Con Zoho Projects, pueden ser.
Si no ha utilizado Proyectos anteriormente, puede comenzar registrándose en nuestra prueba gratuita de 10 días.
Obtenga el kit completo de herramientas de trabajo remoto con Zoho Remotely: ahora puede usar Zoho Projects y Zoho Sprints junto con un conjunto de productos que le permitirán a usted y a su equipo mantener un entorno de trabajo unido y productivo.
Zoho ofrece Remotely de forma gratuita para ayudar a las organizaciones que eligen trabajar de forma remota durante la crisis de COVID-19. Mantenerse a salvo. Quedarse en casa. Mantenerse productivo.
Fuente: Sriam Kothandaraman — Product Marketing