A medida que el mundo se enfrenta al brote de salud actual COVID-19, la comunicación está siendo más importante que nunca. Las personas están continuamente pegadas a sus pantallas, la mayoría de ellas trabajando de forma remota, y las marcas están haciendo todo lo posible para comunicar información esencial a sus clientes y empleados, desde los próximos movimientos hasta cómo ven las repercusiones de esta pandemia.
Debido a esto, los correos electrónicos están inundando las bandejas de entrada de todo el mundo. Si bien el mensaje puede variar de una marca a otra, es importante no perder de vista algunos de los conceptos básicos de diseño y contenido para configurar mensajes durante un momento de crisis. ¿Y la mejor parte? Esto no es ciencia espacial, sino algo que se puede adaptar fácilmente.
Este artículo enumera 11 puntos críticos que debes recordar antes de enviar un email a tus clientes potenciales, clientes o empleados.
Busca un asunto adecuado
Puedes pasar horas elaborando un mensaje que muestre que realmente te preocupas por tu audiencia. Asegúrate de que tu línea de asunto transmite claramente la intención del correo electrónico, ya sea que tu empresa comparta medidas de seguridad, informe a las personas sobre las actualizaciones de las ofertas, etc.
Por Ejemplo:
Remitente: Laurene de ShopMore
Asunto: actualización importante debido a las emergencias sanitarias
Pre-encabezado: Todos los puntos de venta permanecen cerrados por 10 días. Compre en línea, 1-2 días adicionales para la entrega.
Manten un tono empático.
Admitámoslo: todos están en un flujo, un estado de incertidumbre, tratando de mantenerse seguros y motivados. Como marca que envías correos electrónicos, manten un toque humano y autenticidad en tu tono de mensaje. Envía correos electrónicos porque te preocupas por tus destinatarios y deseas ayudarlos a enfrentar mejor esta crisis. Crea un sentido de comunidad y pertenencia entre tu audiencia.
Si envías un correo electrónico basado en el producto, no seas franco y menciona solo actualizaciones o noticias; enviales una oferta o una forma de que utilicen el producto de forma gratuita mientras trabajan de forma remota.
Envíos Personalizados
Si bien este es el momento de extender el soporte y el alcance a todos tus contactos, asegúrate de personalizar tus correos electrónicos para que los destinatarios no se sientan bombardeados con contenido genérico e irrelevante. Configura sus etiquetas de combinación para obtener datos como su nombre, ciudad, detalles de la cuenta, número de registro, fecha de compra, etc. No trates a tu audiencia con despreocupación: mientras demuestras que te importan, cada detalle importa. Evita el uso de palabras genéricas, frases, sarcasmos y juegos de palabras en tu contenido, no es la hora de actuar de forma fria.
Elige la simplicidad sobre todo
Sí, es tentador elegir el mejor de todos los diseños, la fuente más elegante y el contenido más impactante en un intento de hacer que tu correo electrónico se destaque en las bandejas de entrada de los destinatarios. Honestamente, nada de esto transmite tu intención de conectar con las personas con un mensaje fácil de leer que dice claramente:
- ¿Por qué estás enviando lo que estás enviando?
- ¿Cómo este correo electrónico va a ayudar a quien lo lee?
Tener demasiadas acciones en el correo electrónico puede confundir a tu audiencia, por lo que debes atenerte a un contenido simple, puntual y breve. Manten el tamaño de fuente moderadamente grande y evita cargar tu correo electrónico con demasiados GIF, videos u otros elementos visuales adornados. Esto también te ayudará a optimizar tu correo electrónico para lectores de pantalla y bots de voz.
Actuar a tiempo
La planificación es la segunda mejor cosa. Lo mejor es la ejecución. La acción se produce incluso antes de la planificación: sintoniza tu mente para seguir tus planes tan pronto como estén listos. En lugar de ahogarte en tus planes e ideas de correo electrónico, canaliza tus esfuerzos para configurar los correos electrónicos para que lleguen en el momento adecuado y para que no sufran un retraso.
Decide qué va en el correo electrónico, cuándo se debe enviar y quién debe enviarlo. Por ejemplo, si cancelas una conferencia, asegúrate de notificarlo a los solicitantes de registro, patrocinadores y a todos los demás delegados mucho antes de que se establezca la anticipación y el miedo. Da instrucciones prácticas sobre cómo planeas abordar la cancelación del evento y qué se espera.
Prioriza la capacidad de entrega
Lo último que deseas es que tu email, conmovedor, oportuno y de apoyo a la crisis llegue a las carpetas de correo no deseado. Para evitar que esto suceda, manten tu dominio autentificado y asegúrate de no dañar la reputación de los intentos anteriores.
Además, envía múltiples emails de prueba para ver si tu mensaje se procesa sin problemas en al menos dos o tres dispositivos. Estate atento a tus rebotes pasados y spam, y haz que tu programa los elimine correctamente antes de enviar tus correos electrónicos nuevos.
Regula tus flujos de trabajo
Si has invertido esfuerzos para configurar flujos de trabajo contextuales automatizados, es hora de volver a visitarlos. Durante este período de trabajo remoto y distanciamiento social, es posible que las personas no prefieran ser notificadas con demasiada frecuencia (incluso si esta era su preferencia anterior). Debes verificar los flujos automatizados y reasignar los correos electrónicos para adaptarse a la hora actual.
Además, ten cuidado con los correos electrónicos de otros flujos de trabajo de los que forman parte tus clientes, que pueden entregarse al mismo tiempo que tus correos electrónicos relacionados con la crisis. Es posible que no desees que el contenido relacionado con la pandemia vaya junto con el contenido normal, no relacionado (a esta hora).
Prepárate para responder
El envío de correos electrónicos puede ser tu trabajo principal, pero también estate listo para manejar los efectos posteriores. Es posible que tus destinatarios tengan preguntas para tí, por lo que, en lugar de tener una dirección de correo electrónico de respuesta automática, ingresa tu ID de correo electrónico personal o la dirección de correo electrónico de tu equipo de soporte, colegas y socios comerciales.
Tu correo electrónico debe ser lo suficientemente amigable para que las personas se sientan cómodas acercándose a tí y expresando sus preocupaciones. Cuando envías un correo electrónico a tus empleados / miembros del equipo sobre cómo tu empresa se está adaptando a las emergencias y cambios en evolución, algunos de sus empleados pueden tener preguntas específicas. Dales espacio para preguntar a través de correos electrónicos de respuesta y aborda esas respuestas.
Medir el rendimiento a lo largo del tiempo
Dado que el trabajo desde casa prevalece en todo el mundo, las personas se están acostumbrando a administrar sus tareas oficiales y personales, junto con la actividad social restringida. Dicho esto, no esperes resultados inmediatos para tus correos electrónicos. La razón por la que debes enviar estos correos electrónicos relacionados con la crisis es para prestar ayuda y mostrar tu preocupación, por lo que debes darle al correo electrónico un poco de tiempo. Tus destinatarios también necesitan su equilibrio trabajo-familia antes de dominar el mecanismo de trabajo remoto.
Amplia Cobertura
Los canales digitales se mueven constantemente, mostrando rápidamente las actualizaciones, noticias y voces de personas de todo el mundo. Es muy probable que con el distanciamiento social, los medios virtuales continúan conectando a las personas, para que tus clientes y empleados puedan mantener una presencia en los canales de redes sociales, SMS, chat en vivo y más.
Aprovecha el potencial de todos estos servicios digitales para complementar tus esfuerzos de marketing por correo electrónico. Adapta tu mensaje de correo electrónico de manera que se adapte a diferentes plataformas y páginas.
No te excedas
Si no crees que tienes el ancho de banda, el concepto o el marco de tiempo relevantes para configurar los correos electrónicos, absténte de hacerlo. Siempre es mejor inspirarse en los demás, especialmente cuando recién estás comenzando. Si bien enviar los correos electrónicos correctos es sin duda una forma de demostrar que tu marca está preocupada por la seguridad y el bienestar de la audiencia, también hay otras formas de demostrarlo. Mira qué funciona mejor para tu marca y soporte en consecuencia.
Esperamos que estas medidas te ayuden a configurar rápidamente tus correos electrónicos de crisis de una manera más humana y optimista.
Fuente: Aishwarya Ashok -Product Marketer, Zoho Campaigns
