La gestión del correo electrónico puede ser una tarea dura. Te puede quitar tiempo de las tareas más importantes. Un estudio de la Universidad de Londres, descubrió que aquellos que constantemente comprueban su correo electrónico pueden ver una caída del índice de inteligencia en 10 puntos, una caída más pronunciada que la de fumar marihuana.
No sólo eso, algunas empresas estiman que pueden perder 650 mil millones de dólares anuales por culpa del desorden innecesario de la bandeja de entrada. Entonces, ¿qué se puede hacer para prevenir esta pérdida de tiempo, dinero y energía del cerebro? Aquí están 11 estrategias para tener de nuevo el control:
1. Tomar atajos.
Escribe las respuestas con una plantilla que puede ser fácilmente actualizada para agilizar el proceso de respuesta. Para crear respuestas automatizadas que trabajen por ti, piensa ‘me hará alguien esta pregunta de nuevo» cuando escribas cualquier correo electrónico.
2. Escribe mejor las frases de asunto.
Añade un verbo para la línea de asunto (confirmar, discutir, revisar) para ayudar mejor a que el destinatario entienda lo que tiene que hacer.
Asegúrate de que sea una búsqueda amistosa. Pregúntate a ti mismo: ¿Este asunto tiene las palabras clave que necesitas para encontrarlo fácilmente en el futuro?
3. Hazlo sencillo.
El experto en productividad Jason Womack, sugiere que guardes los correos electrónicos con un tema concreto. Dice que la gente responde sólo cuando tienen respuestas a todas las preguntas que han preguntado, por lo que un simple correo electrónico puede garantizar una respuesta más rápida.
4. La magia del email de las cinco frases.
Un e-mail efectivo responderá a estas preguntas: ¿Quién eres tu? ¿Qué quieres? ¿Por qué lo preguntas? ¿Por qué debo ayudar? ¿Que es lo siguiente?
Si puedes, trata de mantener tus notas a cinco frases o incluso tres o cuatro. Limitarse te ayudará a centrarte en lo importante.
5. Designar un tiempo.
Apaga tus alertas para que veas lo mucho que consigues hacer cuando no estás constantemente revisando tu bandeja de entrada. Establece un temporizador. Los expertos recomiendan consultar el correo electrónico sólo de 2 a 4 veces al día, leer el correo electrónico sólo 45 minutos por sesión.
6. CCO a ti mismo.
¿Necesitas realizar un seguimiento de tu seguimiento? Considera ponerte CCO a ti mismo en los correos electrónicos y luego moverlos a una carpeta denominada «Seguimiento». Comprueba sólo esta carpeta en lugar de la bandeja de entrada para estar al tanto del trabajo que tienes que completar para que no te distraigas.
7. Escribir, chatear o llamar en su lugar.
Cuando una discusión conduce a más de dos correos electrónicos, coge el teléfono o el chat. Da tu número para indicar a la gente tu confianza para transmitir mensajes urgentes, especialmente si estás fuera de la oficina.
8. Entrena a tus compañeros.
Si una conversación se acaba, escribe «ninguna respuesta necesaria», para evitar más mensajes de correo electrónico en tu buzón. Haz hincapié en que miembros del personal no deben sentir la necesidad de responder a un correo cuando no pueden responder mejor una pregunta.
9. No respondas.
Responder sólo cuando sea necesario y no ocuparse primero de los correos electrónicos que no sean urgentes. Y no respondas si la pregunta no está clara. Para empezar, no debes perder el tiempo tratando de entender una pregunta que no ha sido bien formulada.
10. Automatizar todo.
Cancelar la suscripción a boletines de noticias no deseados, enviar otros a carpetas específicas de forma automática y mover todo lo que no sea necesario de inmediato a un archivo. Utiliza herramientas como Google Calendar para programar reuniones, eliminando la necesidad de infinitas cadenas de correo electrónico.
11. Estate alerta.
Mantén sólo dos tipos de mensajes de correo electrónico en tu bandeja de entrada: «Aquellos que aún no has leído» y «los que necesitas de inmediato».
Una vez que hayas recortado la bandeja de entrada, puedes centrarse sólo en los mensajes pertinentes en lo que estás trabajando ahora.
Publicado por Nina Zipkin en Entrepreneur.
